Siete tips para controlar la utilización de las tarjetas

Durante la pandemia las tarjetas de crédito se convirtieron en una solución para el manejo de gastos corporativos en muchas organizaciones, especialmente para aquellas personas que comenzaron a trabajar de forma remota. Específicamente en Argentina, hay 8.245.654 tarjetas de crédito emitidas que pertenecen a 4.800.121 personas, según datos oficiales del Banco Central de la República Argentina (BCRA).

En nuestro país los pagos realizados con tarjetas de crédito representan el 49% del consumo, seguido por las tarjetas de débito y prepagas. Por otro lado, en relación con las transacciones realizadas con crédito aumentaron un 1,5 % durante el primer trimestre de 2022 en comparación al mismo período de 2021, de acuerdo al Índice Prisma Medios de Pago.

Con las tarjetas de crédito empresariales las organizaciones evitan dar anticipos de efectivo a los ejecutivos para gastos de viaje y además, los empleados pueden pagar con éstas sus elementos asociados al trabajo. De esta forma las compañías tienen un mejor control de los gastos corporativos y pueden proteger sus finanzas. Por otra parte, también brinda una visibilidad completa de qué se gastó, quién lo hizo, dónde y por qué, generando información y oportunidades para optimizar el gasto.

“No solo se requiere un control de los medios de pago. También un acompañamiento con políticas de gasto que permita a las organizaciones educar, establecer límites y que, de esta forma, exista un doble control de los consumos de los colaboradores”, expresa Miguel Ruiz, Director de Consultoría de Soluciones para Latinoamérica y El Caribe de SAP Concur.

Teniendo en cuenta la importancia de las tarjetas de crédito corporativas, el estudio establece estos siete consejos para que las compañías puedan mantener bajo control esta herramienta: establecer políticas de gasto. Para que el uso de la tarjeta sea exitoso, la empresa debe incluir un acuerdo para que el empleado haga un uso correcto de la tarjeta, en el que sea claro en qué situaciones debe ser utilizada, en cuáles tipos de gasto puede incurrir y la obligatoriedad del comprobante de compra que debe proporcionar por cada uso.

Definir cómo se deben usar. La empresa debe establecer limitaciones en cuanto a cada gasto que se relacione a los viáticos u otros gastos generales. Por ejemplo, establecer horas y días de la semana aprobados para su utilización. También es importante revisar dichos límites periódicamente.

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Monitorear el gasto. Es una buena práctica controlar todos los gastos, incluso cuando exista mucha confianza en los empleados. De esta manera será viable encontrar posibles comportamientos sospechosos y tomar las correctivas necesarias.

Exigir siempre los recibos. Para llevar un mejor control de los gastos de cada tarjeta es una buena práctica insistir en la entrega de los recibos por todas las compras. Además, puede ayudar a recuperar el IVA en caso de que corresponda.

Establecer alertas.

El proveedor de su tarjeta de crédito puede notificarle sobre actividades sospechosas o intentos de usar la tarjeta para fines distintos a los previstos.

Aprobar y controlar los movimientos. Solicite a los supervisores o gerentes que den su visto bueno a todos los gastos incluidos en los extractos de tarjetas de crédito de su equipo. Así mismo, es recomendable asignar a alguien dentro de la compañía para que sea responsable de garantizar que todos sigan las pautas establecidas.

Considerar la posibilidad de digitalizar los gastos. Al automatizar sus gastos, todas las transacciones fluyen directamente a una sola plataforma, lo que brinda una visión clara y actualizada de los gastos de todos los titulares de tarjetas. Si bien las tarjetas corporativas son una herramienta importante para ayudar a controlar los gastos, pasar de un proceso de gastos basado en papel y hojas de cálculo a un proceso automatizado y en tiempo real, algo que se logra mediante herramientas como SAP Concur, brinda un control más completo y proactivo sobre los costos.